הסכמי דאטה (DPA) ו-GDPR – חשיבותם וכיצד חברות מפספסות את הנקודה
מה זה DPA ולמה זה כל כך קריטי?
DPA הוא נספח חיוני לכל הסכם שירות שבו מעורב עיבוד מידע אישי. הוא מהווה את הליבה של עמידה בתקנות הגנת הפרטיות כמו ה-GDPR (General Data Protection Regulation) האירופי, אשר אמנם תקף באירופה, אך השפעותיו גלובליות ורבות מהחברות הישראליות הפועלות מול לקוחות באירופה כפופות לו. גם בישראל, אמנם אין עדיין רגולציה מחמירה כמו ה-GDPR, אך החוק להגנת הפרטיות קיים והוא דורש אחריות על מידע אישי.
ה-DPA קובע את התנאים המחייבים לעיבוד הנתונים על ידי הספק, לרבות:
- מטרת העיבוד: הגדרה ברורה של המטרות שלשמן הספק רשאי לעבד את המידע.
- סוגי הנתונים: פירוט סוגי הנתונים שיועברו לספק.
- אמצעי אבטחה: דרישה ליישום אמצעי אבטחה טכניים וארגוניים נאותים להגנה על המידע.
- העברת מידע לצדדים שלישיים: הגבלות על העברת מידע לספקי משנה או לצדדים שלישיים אחרים.
- זכויות נושאי הנתונים: מנגנונים למענה לבקשות של נושאי הנתונים (למשל, זכות גישה, תיקון או מחיקה).
- הפרת אבטחת מידע: נוהל לטיפול באירועי הפרת אבטחת מידע, לרבות דיווח לרשויות ולנושאי הנתונים.
- סיום ההתקשרות: מה קורה לנתונים בסיום ההתקשרות (החזרה או מחיקה).
למה חברות מפספסות את זה?
נראה שיש כמה סיבות עיקריות לתופעה המדאיגה הזו:
- חוסר מודעות והבנה: חברות רבות, במיוחד קטנות ובינוניות, עדיין אינן מודעות מספיק לחשיבות הסכמי ה-DPA ולסיכונים הכרוכים באי-עמידה בתקנות הגנת הפרטיות.
- התמקדות בצורך המיידי: לעיתים קרובות, חברות ממהרות לסגור עסקאות עם ספקים מתוך רצון מהיר לקבל את השירות, ומזניחות את ההיבטים המשפטיים והרגולטוריים.
- מורכבות משפטית: ניסוח הסכמי DPA דורש ידע משפטי מעמיק בתחום הגנת הפרטיות, ולעיתים חברות חוסכות בייעוץ משפטי מתאים.
- "זה לא יקרה לנו": תחושה של חסינות מפני אירועי דליפת מידע או קנסות, עד שזה קורה בפועל.
- לחץ תחרותי: רצון להיות מהירים וזריזים בתהליכי התקשרות, מה שעלול להוביל לקיצור הליכים חשובים.
ההשלכות – למה זה מסוכן?
העדר הסכם DPA או חוסר הבנה של אופן השימוש במידע על ידי הספק חושף את החברה למגוון סיכונים:
- קנסות כבדים: הפרת תקנות GDPR עלולה לגרור קנסות של עד 20 מיליון יורו או 4% מהמחזור השנתי הגלובלי (הגבוה מביניהם). גם בישראל, רשויות אכיפה יכולות להטיל קנסות.
- פגיעה במוניטין: דליפת מידע או שימוש לרעה במידע עלולים לפגוע אנושות במוניטין ובאמון הלקוחות.
- תביעות משפטיות: נושאי מידע שנפגעו יכולים לתבוע את החברה על נזקים שנגרמו להם.
- פגיעה בביטחון המידע: העדר דרישות אבטחה ברורות מהספק עלול להוביל לחשיפה של מידע רגיש.
- אחריות משותפת: במקרים רבים, גם החברה וגם הספק יישאו באחריות משותפת להפרת תקנות הגנת הפרטיות.
חשוב שחברות יבינו את חומרת המצב ויפעלו באופן יזום:
- העלאת מודעות: יש להעלות את המודעות בקרב כלל הגורמים הרלוונטיים בארגון (הנהלה, רכש, משפטים, טכנולוגיה) לחשיבות הסכמי DPA.
- הטמעת תהליכי עבודה מסודרים: יש להגדיר תהליכים ברורים להתקשרות עם ספקים המעבדים מידע אישי, תוך דרישה עקבית להסכמי DPA.
- ייעוץ משפטי מקצועי: יש להיעזר בעורכי דין המתמחים בתחום הגנת הפרטיות כדי לוודא עמידה בדרישות הרגולטוריות.
- ביצוע בדיקות נאותות (Due Diligence): לפני התקשרות עם ספק, יש לבצע בדיקה מעמיקה של יכולותיו ומוכנותו לעמוד בדרישות אבטחת המידע והפרטיות.
- ביקורות ובקרות: יש לבצע ביקורות תקופתיות על הספקים כדי לוודא שהם עומדים בהתחייבויותיהם.
לסיכום, בעידן שבו המידע הוא נכס יקר ערך, והרגולציה הולכת ומחמירה, חברות אינן יכולות להרשות לעצמן להתעלם מחשיבות הסכמי ה-DPA וההבנה העמוקה של אופן עיבוד המידע על ידי ספקים. זו לא רק דרישה משפטית, אלא גם אחריות עסקית ואתית מהמעלה הראשונה.